Výňatek z jednoho rozhodnutí Krajského úřadu Moravskoslezkého kraje:
Krajský úřad dodává, že posouzení, zda v daném případě jde o mimořádně rozsáhlé vyhledání, či nikoliv, vždy závisí na konkrétních podmínkách daného povinného subjektu; proto je také třeba, aby povinný subjekt vždy řádně odůvodnil, v čem mimořádně rozsáhlé vyhledání spočívalo. Tento požadavek je umocněn ještě tím, že pouze v případě skutečně mimořádně rozsáhlého vyhledávání je povinný subjekt oprávněn vyžadovat úhradu tzv. osobních nákladů.
Formulace žádosti o informace podle názoru krajského úřadu nasvědčuje tomu, že poskytnutí stěžovatelem požadovaných informací by mohlo předcházet časově náročné vyhledání a zpracování údajů. Na druhou stranu je však třeba uvést, že takové posouzení je možné učinit až s přihlédnutím ke všem okolnostem konkrétního případu.
Jak již bylo uvedeno výše, pokud obec dospěla k názoru, že k poskytnutí informací požadovaných stěžovatelem v daném případě bylo zapotřebí mimořádně rozsáhlého vyhledávání a k vymáhání úhrady za mimořádně rozsáhlé vyhledávání přistoupila, bylo podle § 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím její povinností tento svůj postup náležitě odůvodnit tak, aby bylo zřejmé, proč se jednalo o mimořádně rozsáhlé vyhledávání a na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady vyčíslena.
Oznámení ze dne 1. 3. 2013 tomuto požadavku nemůže podle názoru krajského úřadu dostát, neboť z něj skutečně dostatečně nevyplývá, v čem přesně vyhledání požadovaných informací mělo spočívat. Kusé sdělení obce, že šlo o vyhledání informací obsažených v usnesení rady obce a zastupitelstva obce za období 2006-2012 a dokumentace týkající se kanalizace v archivu obce není dostatečně vypovídající a žadateli neobjasňuje, proč by se v daném případě mělo jednat o mimořádně rozsáhlé vyhledávání, tedy v čem vyhledání spočívalo, proč bylo natolik časově náročné, a na základě jakých skutečností bylo vyčísleno na 20,5 hod.
Přitom, jak již bylo výše uvedeno, podstatou oznámení o požadavku úhrady nákladů podle § 17 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím je právě informování žadatele o informace o všech důvodech, podstatných pro posouzení způsobu vyčíslení úhrady nákladu a jeho výše, tzn. umožnit žadateli, aby sám posoudil, zda informace, které mu budou po provedení úhrady vydány, skutečně odpovídají předmětu žádosti a zda celková výše úhrady byla vyčíslena řádně a v souladu se zákonem o svobodném přístupu k informacím a schváleným sazebníkem.
Přestože tedy krajský úřad nezpochybňuje, že se v daném případě mohlo jednat o mimořádně rozsáhlé vyhledávání, tedy že náročnost obcí provedeného vyhledávání naplňuje kritérium „mimořádné rozsáhlosti“ ve smyslu § 17 zákona o svobodném přístupu k informacím, obec skutečnosti toto osvědčující nesdělila žadateli, což je prvotní předpoklad pro vyžadování úhrady nákladů, a navíc ani v rámci řízení o stížnosti informace, jejichž poskytnutí by mělo být zpoplatněny, nedoložila a tím krajskému úřadu neumožnila věc řádně přezkoumat.
….
S ohledem na vše výše uvedené krajský úřad konstatuje, že v postupu obce při vyřizování žádosti o poskytnutí informace shledává rozpor s platnou právní úpravou, a proto se obci Xxxxxx, obecnímu úřadu přikazuje, aby ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení tohoto rozhodnutí ve vztahu k požadavku úhrady nákladů za poskytnutí informací zjednala nápravu. Vzhledem k tomu, že obec dle názoru krajského úřadu, v souladu s § 17 odst. 4 zákona o svobodném přístupu k informacím, ztratila nárok na úhradu nákladů, lze v tomto případě zjednat nápravu pouze tím, že obec nebude poskytnutí požadovaných informací stěžovateli podmiňovat úhradou vyčíslených nákladů.
Přeloženo do lidštiny to znamená, že úřad musí přesně a podrobně informovat žadatele, za co chce peníze, a pokud se mu to nepovede, pak má smolíka a už ztrácí nárok na úhradu jakýchkoli nákladů.